Manual de instrucciones del canal ético
1. INTRODUCCIÓN Y DEBER DE COMUNICACIÓN
VivaGym (en adelante, «VG») rechaza cualquier situación en la que puedan producirse violaciones de la ley, de las normas internas y de la ética empresarial, incluyendo el fraude financiero o contable, el acoso, la intimidación, el trato discriminatorio a empleados o terceros, el engaño a clientes, el trato injusto a la competencia o los comportamientos inadecuados que afecten al desarrollo profesional de los empleados. Este tipo de comportamientos son inaceptables en VG y pueden afectar gravemente al desarrollo de los objetivos de la empresa y de sus empleados, así como a las relaciones de éstos con aquélla.
Con el fin de detectar y prevenir la existencia de conductas potencialmente contrarias a estos principios, y de conformidad con la Directiva (UE) 2019/1937 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 23 de octubre de 2019, relativa a la protección de las personas que denuncian infracciones del Derecho de la Unión, VivaGym pone a disposición de todos los empleados, directivos y administradores de las sociedades del Grupo y de los terceros que se relacionen con las mismas y, en particular, de proveedores y contratistas, accionistas, voluntarios, becarios y trabajadores en periodos de formación, para que puedan comunicar cualquier información relacionada con alguna sociedad del Grupo y que pueda suponer:
- Una posible irregularidad o acto contrario a los principios de negocio responsable o a cualquier otra normativa interna de aplicación;
- Una eventual irregularidad relativa a temas contables, cuestiones relativas a auditoría y/o aspectos relacionados con el control interno sobre el reporte financiero;
- Una posible irregularidad o acto contrario a la legalidad.
El canal es accesible 24×7 a través de formulario web. Las denuncias se pueden realizar, si así lo desea, de manera anónima, o si lo prefiere puede incluir los datos de contacto. La información recopilada en la denuncia será tratada de forma segura y confidencial.
2. PRINCIPIOS QUE RIGEN EL USO DEL CANAL DE ETICO
2.1 Canal de comunicaciones
(a) Comunicaciones que pueden realizarse a través del canal ético
Actos u omisiones que puedan constituir infracciones del Derecho de la Unión Europea, en la medida en que entren en el ámbito de aplicación de los actos de la Unión enumerados en el Anexo de la Directiva (UE) 2019/1937, infracciones del Derecho penal, administrativo y laboral portugués, infracciones de la normativa interna de VG (incluyendo políticas, estatutos, reglamento de funciones y prácticas de servicio, así como el protocolo interno de conducta en el ámbito de las operaciones intragrupo, entre otros), así como cualquier otra infracción del ordenamiento jurídico que afecte o perjudique directamente al interés general son hechos que pueden ser denunciados a través del canal.
Cualquier riesgo de incumplimiento normativo en el que incurra VG en su actividad y que se considere insuficientemente cubierto o cualquier recomendación para mejorar el sistema de cumplimiento normativo de VG también puede comunicarse a través del canal ético.
Además, las preguntas relativas a la aplicación de una determinada norma interna de VG, la notificación de un determinado suceso o si un determinado suceso es denunciable, también pueden realizarse a través del canal ético.
(b) ATENCIÓN – AVISO IMPORTANTE: Comunicaciones que no deben realizarse a través del canal ético
El canal ético no puede ser utilizado como buzón de sugerencias que no estén relacionadas con la mejora del nivel de cumplimiento dentro de VG no tolerará su uso para este fin. Del mismo modo, el canal ético no debe ser utilizado para quejas que no estén relacionadas con el cumplimiento de la normativa dentro VG. A modo de ejemplo, los siguientes son posibles hechos que no deben ser comunicados a través de este canal:
- Quejas o reclamaciones relativas a las condiciones laborales o contractuales aplicables a trabajadores individuales o grupos de trabajadores, excepto cuando puedan implicar un comportamiento poco ético o ilegal (por ejemplo, emplear a personas sin contrato laboral).
- Las quejas o reclamaciones de carácter comercial, de facturación o incidencias de servicio deberán remitirse al Servicio de Atención al Cliente de VG.
- Meros rumores, habladurías, comentarios o juicios de valor que no guarden relación alguna con comportamientos poco éticos o ilegales (por ejemplo, opiniones de empleados, clientes, proveedores, etc.).
2.2 Confidencialidad de las comunicaciones realizadas a través del canal ético
Sólo pueden acceder a los datos personales comunicados a través del Canal, el responsable del Canal ético y el responsable de protección de datos.
Las personas que tengan acceso a datos de carácter personal deberán garantizar en todo momento la confidencialidad de los informes recibidos, el cumplimiento de la normativa aplicable en materia de protección de datos de carácter personal, la salvaguarda de los derechos fundamentales de las personas afectadas y el respeto a la legislación laboral vigente.
Se aceptarán denuncias anónimas, sin perjuicio de la necesidad de establecer un método de contacto con el denunciante para cumplir la normativa de protección de denunciantes. No obstante, recomendamos que las denuncias no sean anónimas, ya que el anonimato dificulta que el responsable del Canal pueda recabar información adicional, si fuera necesario. En cualquier caso, los datos personales comunicados a través del canal ético son confidenciales.
La confidencialidad implica que, en un principio, sólo las personas enumeradas anteriormente podrán conocer la identidad de los denunciantes y denunciados y la información facilitada en las denuncias, salvo
con el consentimiento expreso del denunciante o cuando sea necesario compartir esta información con
personas concretas para adoptar medidas disciplinarias o cuando ello constituya una obligación necesaria y proporcionada impuesta por el Derecho nacional o de la Unión Europea en el contexto de una investigación realizada por las autoridades nacionales o en el marco de un procedimiento judicial. El acusado nunca tendrá acceso a los datos personales del denunciante, salvo con el consentimiento de éste o si es necesario a efectos de un procedimiento judicial para salvaguardar el derecho de defensa del denunciante.
2.3 Protección de los denunciantes frente a represalias
La VG dará la debida protección a todas las personas que denuncien de buena fe, de acuerdo con las normas establecidas en este protocolo, y siempre en cumplimiento de la Directiva (UE) 2019/1937 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 23 de octubre de 2019, relativa a la protección de las personas que denuncian infracciones del Derecho de la Unión. En concreto, en el VG:
- Ninguna persona que presente una denuncia de buena fe podrá ser despedida, sufrir sanciones disciplinarias o verse perjudicada en su relación laboral o en su promoción como consecuencia de poner denuncia en este canal.
- VG investigará, con fines disciplinarios, cualquier tipo de amenaza o situación de discriminación, acoso u otras medidas negativas de carácter formal o informal sufridas por el denunciante de buena fe o personas de su entorno. Cuando estos hechos puedan ser constitutivos de delito, VG podrá ponerlos en conocimiento de las autoridades competentes.
2.4 Uso fraudulento del canal ético
El canal ético de VG debe ser utilizado con responsabilidad. La comunicación de hechos falsos o que no se ajusten a los principios de utilización de este canal puede constituir una violación de la buena fe que debe presidir las relaciones laborales y puede dar lugar a sanciones disciplinarias y otras consecuencias legales.
VG no tolerará el uso indiscriminado del canal ético para fines distintos a los previstos en este Manual o a los previstos en la Directiva (UE) 2019/1937 y en la normativa aplicable, y tomará medidas inmediatas contra los denunciantes que, de mala fe, vulneren las disposiciones contenidas en este Manual.
3. COMO FUNCIONA EL CANAL ÉTICO
3.1 Recopilación y análisis de datos
Las quejas pueden presentarse a través de nuestra página www.vivagym.com, donde recibirás un número de identificación y tu clave personal para acceder al sistema. Por favor, recuerda anotarlo y guardarlo. Este número de identificación se te pedirá para poder realizar un seguimiento sobre el estado de la denuncia formulada a través del sistema y, en su caso, proporcionar información adicional.
(*) La recepción de las denuncias formuladas mediante formulario web se realiza a través de un proveedor de servicios externos, Everyday Software, S.L.(“Factorial»). Dicho proveedor ofrece las máximas garantías de confidencialidad, protección de datos y secreto de las comunicaciones, así como una garantía adicional, en el caso de que la persona denunciante desee conservar su anonimato.
Al entrar se te solicitaran una serie de datos, necesarios para poder dar seguimiento:
- Nombre y apellidos del denunciante (siempre que no se haya optado por una denuncia anónima);
- Dirección de correo electrónico a la que se pueden enviar las comunicaciones;
- Relación del denunciante y del denunciado con la VG;
- Descripción de denuncia que se va a presentar;
- Algunos campos para especificar el objeto de la denuncia;
3.2 Tratamiento de la denuncia
En el plazo de 7 días naturales, VG acusará recibo de la recepción de la denuncia a la persona denunciante.
Si lo estima necesario, podría solicitarte alguna aclaración y/o información adicional.
Tras presentar la denuncia, recibirás el número de identificación que te permitirá hacer un seguimiento del estado de tramitación de tu denuncia.
La investigación tendrá por objeto determinar, la veracidad de los hechos denunciados, si éstos constituyen una infracción de las normas internas o de la ley y la identidad de la/s persona/s responsable/s.
Toda la investigación tendrá carácter confidencial.
La investigación no tendrá una duración superior a 3 meses a contar desde la fecha de recepción de la denuncia, salvo casos de especial complejidad, en cuyo caso, podría extenderse hasta un plazo máximo de otros 3 meses adicionales.
Una vez concluida la investigación interna, VG resolverá si se ha producido una infracción y, de ser así, adoptara las medidas pertinentes.
Finalmente, se informará oportunamente del resultado de la investigación llevada a cabo, salvo que existan circunstancias que aconsejen mantener la confidencialidad de las conclusiones alcanzadas.
4. CONFLICTO DE INTERESES
La presentación de una denuncia que afecte directamente a personas que puedan participar activamente en la gestión del canal ético, supondrá su exclusión automática de la gestión del canal ético. Así, la persona objeto de la denuncia no podrá participar en la investigación, en la decisión final de la misma ni en la adopción de la sanción.
5. REGISTRO DE DENUNCIAS
El registro de reclamaciones y su gestión (denuncias recibidas, aceptadas o rechazadas) será gestionado por VG e incluido a efectos de conservación con el fin de proporcionar pruebas del funcionamiento del sistema de cumplimiento de VG.
Este registro contará con los niveles de protección adecuados para evitar manipulaciones y garantizar un acceso restringido. Sólo el Gestor del canal ético podrá introducir datos en el registro y tener acceso al mismo.
6. ALMACENAMIENTO DE LAS DENUNCIAS RECIBIDAS Y TRATAMIENTO DE LOS DATOS COMUNICADOS
Las quejas recibidas serán tratadas y guardadas con la máxima confidencialidad y respetando todas las garantías, en cumplimiento de la normativa de protección de datos, así como del resto de procedimientos internos de VG.
De conformidad con lo dispuesto en el Reglamento UE 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo de 27 de abril de 2016 (Reglamento General de Protección de Datos) y en la Ley 58/2019, de 08 de agosto, de Protección de Datos de Carácter Personal y garantía de los derechos digitales, le informamos que los datos personales que nos facilite en el marco del funcionamiento del canal ético con la única finalidad de tramitar y decidir sobre la admisión a trámite de la reclamación recibida en el marco del canal de denuncias, realizar su análisis e instruir los procesos y llevar a cabo las actuaciones que procedan.
El tratamiento se basa en el cumplimiento de una misión de interés público, de conformidad con lo dispuesto en la legislación aplicable y la garantía de los derechos digitales.
También se informa al denunciante de que los datos recogidos pueden ser conocidos por las siguientes personas:
- El responsable del Canal ético de la VG, así como el delegado de protección de datos y los miembros de la VG que sean necesarios para la adopción de medidas disciplinarias conforme a lo dispuesto en este protocolo;
- En caso de haber sido contratados a tal efecto, los asesores jurídicos de VG, para que lleven a cabo las tareas necesarias en el marco de la investigación de los hechos denunciados a través del canal ético; y
- Autoridades administrativas o judiciales, previa solicitud, como consecuencia de cualquier procedimiento derivado del objeto de la reclamación presentada, así como a las personas implicadas en cualquier investigación posterior o procedimiento judicial incoado como consecuencia de la investigación, sobre la base del cumplimiento de nuestras obligaciones legales.
Al enviar información a través del canal ético, el denunciante garantiza que los datos personales facilitados son verdaderos, exactos, completos y actualizados. Cualquier modificación de sus datos personales deberá comunicarse lo antes posible.
Los datos recogidos y tratados en el ámbito del canal ético se conservarán durante el plazo necesario para la investigación de los hechos denunciados y, en su caso, durante el plazo adicional necesario para dar cumplimiento a la normativa legal o interna de VG que resulte de aplicación. Este plazo no excederá de tres meses desde la introducción de los datos en el sistema, salvo en el caso de que la conservación tenga por objeto dejar constancia del funcionamiento del propio canal ético o cuando de las medidas adoptadas se deriven procedimientos administrativos o judiciales. Asimismo, le informamos de que, tras su solicitud de supresión, los datos podrán ser bloqueados durante los periodos en los que las reclamaciones o actuaciones llevadas a cabo por la organización puedan dar lugar a algún tipo de responsabilidad.
Por último, le informamos de que en cualquier momento puede ejercer sus derechos de acceso, rectificación, supresión, limitación del tratamiento y portabilidad de sus datos personales. Asimismo, le informamos que puede ejercer su derecho de oposición al tratamiento de sus datos personales. Puede ejercer estos derechos enviando una comunicación a: la siguiente dirección de correo: dpo@vivagym.com
Si tiene alguna duda o pregunta sobre el tratamiento de sus datos personales, póngase en contacto con nuestro responsable de protección de datos en la siguiente dirección de correo electrónico: dpo@vivagym.com.